Gehaltsumwandlung 2026: Höchstbeträge, Möglichkeiten und Rechenbeispiele

Was ist eine Gehaltsumwandlung?

Bei einer Gehaltsumwandlung (auch: Entgeltumwandlung) verzichtet ein Mitarbeiter auf einen Teil seines künftigen Bruttogehalts. Im Gegenzug finanziert der Arbeitgeber damit eine Leistung, etwa ein Dienstrad oder die betriebliche Altersvorsorge (bAV). Weil der Betrag vor Steuern und Sozialabgaben abgezogen wird, sinkt das Nettogehalt weniger stark, als der umgewandelte Bruttobetrag hoch ist. Genau darin liegt der finanzielle Vorteil.

Wie funktioniert die Gehaltsumwandlung?

Die Umwandlung läuft in vier Schritten ab und wird über die Lohnabrechnung abgewickelt:

1. Vereinbarung. Arbeitgeber und Mitarbeiter halten schriftlich fest, welcher Betrag umgewandelt wird und wofür. Die Vereinbarung gilt für künftige Gehaltsansprüche. Rückwirkend geht es nicht.
2. Abzug vom Brutto. Der Betrag wird vom Bruttogehalt abgezogen, bevor Lohnsteuer und Sozialabgaben berechnet werden.
3. Verwendung. Der Arbeitgeber führt den Betrag an den Versorgungsträger ab oder zahlt damit eine Leasingrate.
4. Dokumentation. Umwandlung und geldwerter Vorteil werden im Lohnkonto aufgezeichnet.

Der gesetzliche Arbeitgeberzuschuss

Rechtsgrundlage ist § 1a BetrAVG. Beschäftigte haben seit 2002 einen Rechtsanspruch darauf, bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in eine betriebliche Altersvorsorge umzuwandeln. Das gilt unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der Art des Arbeitsvertrags. Der Arbeitgeber kann das nicht ablehnen, er darf aber den Durchführungsweg bestimmen.

Die Umwandlung hat eine unmittelbare Rechtsfolge für den Arbeitgeber. Weil das Brutto sinkt, spart er Sozialversicherungsbeiträge, und diese Ersparnis muss er weitergeben. Bei Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds sind das mindestens 15 % des umgewandelten Betrags (§ 1a Abs. 1a BetrAVG). Seit 2022 gilt das auch für Altverträge, die vor 2019 abgeschlossen wurden.

Automatische Entgeltumwandlung (Opting-out)

Beim Opting-out nehmen alle Mitarbeiter automatisch teil und müssen aktiv widersprechen, wenn sie nicht wollen. Seit dem Zweiten Betriebsrentenstärkungsgesetz (Inkrafttreten am 22.01.2026, gültig seit dem 01.07.2026) lässt sich das auch per Betriebsvereinbarung einführen, wenn die Entgeltansprüche nicht üblicherweise tarifvertraglich geregelt sind. Bisher brauchte es dafür eine tarifvertragliche Öffnung. Der Preis ist ein höherer Zuschuss: mindestens 20 % statt der gesetzlichen 15 %. Dafür steigt die Beteiligung erfahrungsgemäß deutlich, weil Widerspruch mehr Aufwand ist als Nichtstun. 

Welche Möglichkeiten der Gehaltsumwandlung gibt es?

Bei einer Gehaltsumwandlung gibt es verschiedene Möglichkeiten mit unterschiedlichen steuerlichen Regelungen:

Die Tabelle zeigt die Werte bei der Gehaltsumwandlung. Stellt der Arbeitgeber ein Dienstrad oder einen Firmenwagen zusätzlich zum Gehalt bereit, gelten andere Regeln: Beim Dienstrad ist die private Nutzung dann komplett steuerfrei (§ 3 Nr. 37 EStG, befristet bis 31.12.2030).

Betriebliche Altersvorsorge

Die betriebliche Altersvorsorge ist der häufigste Fall der Entgeltumwandlung und der einzige mit Rechtsanspruch. Das Betriebsrentengesetz kennt 5 Durchführungswege:

• Direktversicherung: Versicherungsvertrag auf das Leben des Mitarbeiters, in der Praxis am weitesten verbreitet und am einfachsten zu verwalten.

   

• Pensionskasse: rechtlich selbstständige Versorgungseinrichtung, oft mit branchenspezifischen Tarifen.

   

• Pensionsfonds: kapitalmarktnäher, dadurch höhere Renditechance bei höherem Schwankungsrisiko.

   

• Unterstützungskasse: großer Gestaltungsspielraum, vor allem bei höheren Beiträgen jenseits der 8-%-Grenze interessant.

   

• Direktzusage: Das Unternehmen sagt die Leistung selbst zu und bildet Rückstellungen in der Bilanz.

Dienstrad

Beim Dienstrad entscheidet die Herkunft des Geldes über die Steuer:

• Per Gehaltsumwandlung: Die Leasingrate kommt aus dem Brutto, die private Nutzung wird mit 0,25 % der unverbindlichen Preisempfehlung im Monat als geldwerter Vorteil versteuert. Weil dieser Wert meist deutlich unter der Leasingrate liegt, bleibt ein spürbarer Nettovorteil.

   

• Zusätzlich zum Gehalt: Überlässt der Arbeitgeber das Rad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, ist die private Nutzung komplett steuerfrei (§ 3 Nr. 37 EStG).

Firmenwagen

Ein Firmenwagen ist wohl der Klassiker unter den Sachleistungen, steuerlich aber der ungünstigste Fall. Der geldwerte Vorteil beträgt 1 % des Bruttolistenpreises im Monat, dazu kommen 0,03 % je Entfernungskilometer für Fahrten zur Arbeit. Bei reinen Elektrofahrzeugen reduziert sich der Ansatz auf 0,25 %, sofern der Bruttolistenpreis die geltende Höchstgrenze nicht überschreitet.

IT-Leasing über das Mitarbeiter-PC-Programm

Überlässt der Arbeitgeber betriebliche Geräte wie Notebook, Tablet oder Smartphone auch zur privaten Nutzung, ist dieser Vorteil nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei – und zwar ohne die sonst übliche Bedingung „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“. Deshalb funktioniert hier die Gehaltsumwandlung, ohne dass ein geldwerter Vorteil zu versteuern wäre.

Voraussetzung ist, dass das Gerät im Eigentum des Arbeitgebers bleibt und lediglich überlassen wird. Wie das in der Praxis abläuft, steht auf der Seite zum Mitarbeiter-PC-Programm.

Beitragsbemessungsgrenze 2026: Wie hoch darf die Gehaltsumwandlung sein? 

Für die betriebliche Altersvorsorge gelten 2 unterschiedliche Grenzen. Beide leiten sich aus der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung ab, die 2026 bei 101.400 € im Jahr liegt (Bundesregierung).

Was das praktisch bedeutet: Wandelst du mehr als 338 € im Monat um, bleibt der übersteigende Teil zwar steuerfrei, ist aber sozialversicherungspflichtig. Ab 676 € im Monat entfällt auch die Steuerfreiheit.

Welche Beispielrechnungen gibt es für die Entgeltumwandlung?

Damit du die Größenordnung einordnen kannst, siehst du hier 3 praxisnahe Szenarien. Sie zeigen den förderfähigen Rahmen, den gesetzlichen Arbeitgeberzuschuss und wie das in die Lohnabrechnung passt. Die steuerlichen und SV‑Wirkungen hängen von individuellen Faktoren ab. Die Schwellenwerte und die Zuschusspflicht sind gesetzlich fixiert.

Beispiel 1: 200 Euro monatlich in die bAV

Ein Mitarbeiter mit 4.000 € Bruttogehalt wandelt 200 € im Monat um. Der Betrag liegt unter der SV-Grenze von 338 €, ist also vollständig steuer- und sozialabgabenfrei.

*Gerundete Beispielrechnung. Der Nettoeffekt hängt von Steuerklasse, Kirchensteuer, Krankenkassen-Zusatzbeitrag und Kinderfreibeträgen ab.

Für gut 100 € weniger auf dem Konto landen 230 € im Vertrag. Dieses Verhältnis ist der eigentliche Grund, warum sich die Umwandlung in die bAV in der Ansparphase lohnt.

Beispiel 2: 350 Euro monatlich in die bAV

Hier wird die SV-Grenze überschritten, und die Rechnung wird unübersichtlicher:

• 338 € sind steuer- und sozialabgabenfrei.
• 12 € bleiben steuerfrei, sind aber sozialversicherungspflichtig.
• Der gesetzliche Zuschuss bezieht sich nur auf den Teil, bei dem der Arbeitgeber tatsächlich spart: 15 % von 338 € = 50,70 €.

Manche Arbeitgeber zahlen freiwillig 15 % auf den vollen Betrag, hier also 52,50 €.

Beispiel 3: Notebook über das Mitarbeiter-PC-Programm

Ein Notebook im Wert von 1.500 € wird über 24 Monate geleast, die Rate liegt bei rund 62,50 € im Monat und wird aus dem Brutto gezahlt. Ein geldwerter Vorteil ist nicht zu versteuern. Bei einer Grenzbelastung von etwa 45 % sinkt das Netto um rund 34 €. Das Gerät kostet den Mitarbeiter über die Laufzeit also spürbar weniger als bei einem Privatkauf.

Welche Vorteile hat die Gehaltsumwandlung?

Der Vorteil entsteht immer an derselben Stelle: Der Betrag wird vom Brutto abgezogen, bevor Lohnsteuer und Sozialabgaben anfallen.

• Mehr Leistung pro eingesetztem Euro. Wandelt ein Mitarbeiter 200 € um, sinkt sein Netto nur um rund 105 €. Die Differenz ist die gesparte Steuer- und Abgabenlast.

   

• Zuschuss obendrauf. Bei der bAV gibst du mindestens 15 % dazu, bei einem Opting-out-Modell 20 %.

   

• Zugang zu Leistungen, die privat teurer wären. Notebook, Dienstrad oder Fahrzeug kosten dein Team über die Umwandlung spürbar weniger als beim Privatkauf.

   

• Niedrigere Lohnnebenkosten für dich. Das gesunkene Brutto senkt auch deinen Sozialversicherungsanteil. Deshalb kostet dich ein Umwandlungsangebot wenig bis nichts.

Welche Nachteile hat die Gehaltsumwandlung?

Die Umwandlung senkt das sozialversicherungspflichtige Entgelt. Das ist der Kern des Vorteils und zugleich die Quelle aller Nachteile. Wer weniger einzahlt, erwirbt weniger Ansprüche.

Auswirkung auf die gesetzliche Rente

Jeder umgewandelte Euro fehlt bei der Berechnung der Rentenpunkte. Die Deutsche Rentenversicherung weist ausdrücklich darauf hin, dass geringere Beiträge zu geringeren Leistungen führen. Wer über viele Jahre den vollen SV-freien Betrag umwandelt, verzichtet auf einen messbaren Teil seiner gesetzlichen Rente.

Die entscheidende Frage ist deshalb nicht, ob die gesetzliche Rente sinkt, sondern ob die Betriebsrente diesen Rückgang übertrifft. Bei einem Arbeitgeberzuschuss über den gesetzlichen 15 % mit einem guten Vertrag mit niedrigen Kosten ist das aber meist der Fall.

Auswirkung auf Krankengeld, Elterngeld und Arbeitslosengeld

Dieser Punkt fehlt in den meisten Darstellungen, trifft aber viele Menschen früher als die Rente. Alle Entgeltersatzleistungen bemessen sich am sozialversicherungspflichtigen Bruttoentgelt:

• Krankengeld bei längerer Krankheit
• Elterngeld, hier zählt das Nettoeinkommen der zwölf Monate vor der Geburt
• Arbeitslosengeld I

Wer eine Elternzeit plant, sollte die Umwandlung im Bemessungszeitraum davor genau prüfen. Eine Pause der Umwandlung ist in dieser Zeit oft die bessere Entscheidung.

Nachgelagerte Besteuerung

Die Beiträge bleiben in der Ansparphase steuer- und abgabenfrei, die spätere Betriebsrente wird dafür voll besteuert und ist zusätzlich in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung beitragspflichtig. Der Steuervorteil ist also aufgeschoben, nicht geschenkt. Ob er sich unterm Strich lohnt, hängt davon ab, ob dein Steuersatz im Ruhestand niedriger liegt als heute. Meist ist er das, garantiert ist es jedoch nicht.

Umwandlung oder Zuschuss: Was passt wann?

Wann ist eine Umwandlung der richtige Weg und wann ein steuerfreier Zuschuss? Werfen wir einen Blick auf den Vergleich.

Daraus lässt sich eine einfache Faustregel ableiten:

• Umwandlung passt, wenn es um langfristigen Vermögensaufbau (bAV) oder um ein hochwertiges Gerät (IT-Leasing) geht, das der Mitarbeiter ohnehin privat kaufen würde.

   

• Zuschuss passt, wenn es um spürbares Netto im Monatsalltag geht. Ein monatlicher Gutschein von 50 € kommt ungeschmälert an, kostet den Mitarbeiter nichts an Brutto und lässt seine Ansprüche unberührt.

Und ein Punkt, der in der Praxis regelmäßig für Ärger sorgt: Bei vielen steuerfreien Leistungen ist eine Umwandlung gar nicht zulässig. Der Sachbezug, das Deutschlandticket als steuerfreier Zuschuss und die Gesundheitsförderung setzen alle voraus, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird. Wer hier umwandelt, verliert die Steuerfreiheit rückwirkend. Eine Übersicht dazu findest du bei den steuerfreien Arbeitgeberzuschüssen.

Gehaltsumwandlung digital umsetzen, mit become.1

Über die become.1 Benefits-Plattform läuft die Gehaltsumwandlung digital und ohne Papierweg. 3 Bereiche deckt sie ab:

• IT-Leasing über become.1 Leasy: Dein Team wählt Notebook, Smartphone, Tablet oder Kopfhörer in der App aus. Die Leasingrate fließt automatisch als Gehaltsumwandlung in die Abrechnung, ein geldwerter Vorteil entsteht nach § 3 Nr. 45 EStG nicht. Das ist der kostenlose Einstieg in die Gehaltsumwandlung.

   

• Betriebliche Altersvorsorge mit DYNO: digital, provisionsfrei und mit transparenter Kostenstruktur. Deine Mitarbeiter starten die bAV direkt in der App, die Dokumentation läuft automatisiert.

   

• Fahrradleasing: Dein Team sucht sich Rad oder E-Bike inklusive Beratung aus und lässt es an die Wunschadresse liefern, mit weltweitem Rundum-Schutz und Laufzeiten bis 36 Monate. Nach der Bestellung wird der Überlassungsvertrag automatisch erstellt, die Gehaltsumwandlung läuft über die Schnittstelle in die Lohnbuchhaltung. Für dich als Arbeitgeber ist das kostenneutral.

Daneben kannst du über dieselbe Plattform die steuerfreien Zuschüsse bereitstellen, die sich nicht für eine Umwandlung eignen: Sachbezugskarte, Essenszuschuss, Mobilitätsbudget und Gesundheitsförderung. Beide Wege laufen in einem Dashboard zusammen, die Anbindung an Lohnabrechnung und HR-System ist automatisiert. Die Datenverarbeitung ist DSGVO-konform und nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, die Server stehen ausschließlich in Deutschland und der EU.

Du willst wissen, was sich für dein Team rechnet? Vereinbare eine kostenlose Demo und gehe die Optionen einmal gemeinsam mit uns durch.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an deinen Steuerberater oder deine zuständige Sozialversicherungsbehörde.